Sistem Docubox în Primărie

Dulapurile inteligente pentru colete sunt deja cunoscute în întreaga lume pentru fiabilitatea, flexibilitatea și ușurința de utilizare. Atât furnizorii de produse cât și destinatarii apreciază avantajele oferite de aceste sisteme: ridicarea, predarea disponibilă 24/7.

Pornind de la sistemele deja existente în România și adoptate într-un ritm progresiv și susținut, s-a conturat în 2020 propunerea adaptării și implementării acestor sisteme de lockere inteligente în sfera administrației publice locale.

Mai precis, compania TNT iLight parte a grupului TNT Computers, a lansat la începutul acestui an conceptul Docubox– sistem ce urmează a fi implementat în cadrul Comunei Șelimbăr din județul Sibiu.

Ce înseamnă Docubox?

Prin serviciul inovativ Docubox, documentele și cererile oficiale pot fi depuse și preluare prin intermediul acestor dulapuri/lockere inteligente dotate cu un software modern și o interfață modernă și facilă. Acest concept aplicat în sfera administrației publice din România permite: reducerea costurilor, eficientizarea și completarea metodelor de interacțiune cu cetățenii privind depunerea și preluarea unor documente de interes public, disponibilitatea 24/7, creșterea satisfacției cetățenilor care nu mai depind de programul de la ghișeu.

Sistemul Docubox este dezvoltat atât pentru montaj în interiorul cât și exteriorul clădirilor. Livrat într-o formă compactă permite montarea în diverse spații.

Numeroasele provocări și nevoi actuale precum și obligațiile cetățenilor și disponibilitatea interacțiunii într-un interval limitat stau la baza aplicării acestui concept de smart locker în sectorul public.

Care sunt avantajele Docubox?

  • Aceste docuboxuri pentru documente pot fi adaptate cu ușurință la spațiul disponibil și pot fi personalizate la cerere cu sigla și datele Primăriei.
  • Docubox beneficiază de un sistem de siguranță integrat, care protejează documentele, utilizatorii și datele depuse/ridicate.
  • Construcția robustă a docuboxurilor asigură o rezistență ridicată la vandalism. Sticla tactilă integrată în touch-screen este rezistentă la spargere .
  • Docubox vor deveni reperul pentru disponibilitate permanentă în interacțiunea cu instituțiile publice.
  • Aplicația integrată garantează o funcționare lină și utilizare ușoară chiar și pentru persoanele mai puțin tehnice.
  • Soluțiile de automatizare permit o optimizare rapidă, acces la suport.
  • Echipa TNT iLight vă oferă sprijin deplin în implementarea acestui proiect Docubox.
  • Se pot oferi servicii suplimentare pentru funcționarea cu succes a soluției: instalare, implementare, instructaj, mentenanță.
  • Se elimină cozile de la ghișee și se oferă un serviciu public modern care să deservească cetățeanul.
  • Pentru documentele care încă au nevoie de semnătură olografă, primăria va pune la dispoziție cutii de depunere a actelor.
  • Acces la un tablou de bord în timp real
  • Cetățenii evită timpii de așteptare atunci când depun și ridică documente publice în Docubox.
  • Se poate urmări statusul documentului.
  • Se primesc alerte când documentul poate fi ridicat.
  • Posibilitatea amplasării în puncte strategice care să deservească cetățenii.
  • Fără contact direct între angajați și cetățeni.

Sistem Docubox în Primărie

Docubox este defapt un serviciu click and collect care conectează cetățenii și instituțiile publice, eliminând deplasarea la instituții și cozile la ghișee.

Cum se depun documente în Docubox?

Simplu.

  • Accesezi site-ul Primăriei- Secțiunea ePrimăria- Documente online.
  • Descarci documentele, pregătești informațiile ( le poți transmite și online direct pe site) dar le poți și depune fizic în DocuBox. Cutia ta poștală directă către Primărie. 
  • Din site- vei putea alege modalitatea de depunere/eliberare a documentelor.
  • În cazul acesta vei alege DocuBox și vei putea vedea locația exactă a locker-ului din localitatea ta.
  • Odată procesată cerere PRIMEȘTI CODUL PENTRU DEBLOCAREA SERTARULUI DOCUBOX.
  • Mergi la DocuBox, introduci PIN sau scanezi QR code-ul și deblochezi sertarul. Introduci documentele (puse într-un dosar/mapă sau folie) și GATA.

Documentele pot fi ridicate/depuse din DocuBox la orice oră din zi și noapte. Ridicarea documentelor(dacă este cazul) se face în maxim 36 de ore de la notificarea primită prin SMS sau email. Programul fiecărui poate fi consultat în harta interactivă din site-ul oficial al Primăriei.

Când documentul ajunge la DocuBox, vei primi de la Primărie un email/SMS cu codul PIN sau QR-code pentru deschiderea lockerului destinat ție.

DocuBox- curierul tau offline cu documente oficiale, disponibil 24/7.

În curând studiu de caz dedicat implementării soluției Docubox în comuna Șelimbăr din Sibiu, ca proiect pilot.

Soluții inovative smart city by TNT Computers.