Până recent, în toate activitățile menite să servească cetățenii comunei transilvănene Șelimbăr, trebuia folosit pixul și hârtia. Însă, datorită unei abordări moderne, a aterizat direct în secolul 21, punând capăt gândirii birocratice, ceea ce a dus la reducerea costurilor și îmbunătățirea serviciilor și comunicării cu localnicii.
Administrația locală bazată pe hârtii: ‘nu mai este acceptabilă’
Aflată în județul transilvănean Sibiu, Primăria Comunei Șelimbăr este autoritatea administrativa al unei superbe comune (subdiviziune rurală a unui județ) din centrul României. Primarul, alături de viceprimarul, aleșii locali și întreaga echipă de funcționari, face tot posibilul pentru a-i ajuta pe localnici și a rezolva problemele comunității. Este o sarcină ce a devenit mult mai facilă datorită interacționării digitale mai bune cu cetățenii, datorită serviciului cloud oferit de partenerul Microsoft.
De ce a considerat domnul Primar Marius Grecu că este nevoie de acest software? Pur și simplu pentru că vechile metode nu mai funcționează. „În urma unei analize profunde am constatat că modalitatea tradițională, bazată pe hârtii, de a deservi cetățenii nu mai este satisfăcătoare”, a declarat. Printre problemele care îl preocupau se aflau posibilitatea pierderii datelor, lipsa unei arhive centrale ușor accesibile, precum și faptul că era prea dificil să comunici rapid cu beneficiarii serviciilor. „Lipsa elementului digital a fost nesatisfăcătoare pentru ambele părți, astfel că am decis să implementăm schimbări structurale semnificative și să îmbrățișăm tehnologia.”
Domnul Grecu a recunscut și nevoia de a schimba procedurile de lucru. „Mi-am dorit a regândire radicală a modului în care lucrăm la Primărie și să preluăm tot ce este mai bun în abordările din lumea afacerilor în ceea ce privește rezolvarea problemelor și deservirea clienților, pentru a spori eficiența și a oferi cât mai multă satisfacție contribuabilului în contactul său cu Primăria Comunei Șelimbăr.”
Digitalizare completă și integrată a interacțiunii cu cetățenii
Vestea bună este că, prin adoptarea CityManager, o platformă de e-guvernare extrem de funcțională, dezvoltată de partenerul în soluții Microsoft din România, TNT Computers, domnul Grecu a obținut tot ce și-a dorit și chiar mai mult. „CityManager a fost cea mai completă și eficientă cale de a obține nivelul de performanță de care aveam nevoie într-un timp foarte scurt”, a mai spus domnul Grecu, lăudând calitatea și experiența oferită de TNT.
Mai mult, a adăugat, această implementare reprezintă noua metodă de lucru, intuitivă, ușor de utilizat și transparentă, a Primăriei Comunei Șelimbăr. Este răspunsul la nevoia lor de a avea o „versiune digitalizată completă și integrată a tuturor interacțiunilor cu cetățenii.” Concret, de acum angajații Primăriei folosesc platforma pentru a gestiona comunicarea tuturor informațiilor și prelucrarea cererilor localnicilor, oferind ceea ce domnul Grecu numește „flexibilitate și reactivitate în timp real, atât în birourile de la Primărie, cât și la beneficiarii serviciilor noastre”.
CityManager realizează acest deziderat prin exploatarea întregii capacități și a securității serviciilor cloud oferite de Microsoft Azure, fiind integrată complet într-un alt instrument cheie al transformării digitale a Primăriei Comunei Șelimbăr, Office 365, iar pentru domnul Grecu, principalele beneficii de până acum ale sistemului, care este în funcțiune de 18 luni, sunt ‘o singură imagine’ a tuturor interacțiunilor cu cetățenii și a istoricului interacțiunilor cu autoritățile, dar și reducerea anuală cu 30% a cheltuielilor de exploatare.” Printre celelalte beneficii se numără reducerea erorilor, procedurile interne simplificate și reducerea cu 30% a cheltuielilor cu echipamentele hardware datorită mutării anumitor servicii în afara sediului, a afirmat. Acestea sunt de exemplu stocarea și arhivarea în siguranță a datelor cetățenilor.
Rezumând puternicul impact al tehnologiilor de e-guvernare bazate pe soluții Microsoft asupra acestui mediu, domnul Grecu a declarat că „acum totul poate fi făcut online – completarea formularelor și gestionarea online a înștiințărilor, plăților, verificarea stării impozitelor și plata taxelor sau accesul online la informații publice. Cetățenii nu mai sunt nevoiți să se deplaseze și să stea la coadă, așa că pot să afirm că CityManager ne-a adus mai aproape de cetățeni.”
„Acum totul este digitalizat, astfel comunicarea este mai simplă și mai rapidă, documentele se arhivează automat, ceea ce reprezintă, în sine, o reducere cu 20% a cheltuielilor poștale – și, în plus, suntem într-o poziție mult mai favorabilă pentru a implementa GDPR.”
Flexibilitate și reactivitate în timp real – atât în birourile de la Primărie, cât și la beneficiarii serviciilor noastre.
Sursă articol: https://customers.microsoft.com/en-us/story/primariaselimbar-civilian-gov-azure-office365-ro-romania
Trackback-uri/Pingback-uri